Wichtige Regeln für den richtigen E-Mail-Verkehr

Geschäftskorrespondenz per Internet setzt sich immer mehr durch. Selbst wichtige Vertragsabschlüsse werden häufig per E-Mail besprochen und abgeschlossen. Die Vorteile sind offensichtlich: geringer Verwaltungsaufwand, schnelle Abwicklung, Verfügbarkeit rund um die Uhr. Das Problem: Geschäftliche E-Mails müssen bestimmte Kriterien erfüllen, um juristisch einwandfrei zu sein.  Nachfolgend zeigen wir einige wichtige Grundsätze auf.

• Informationspflicht
• Kaufvertrag per E-Mail
• Erhalt der E-Mail bestätigen lassen
• Stolperfalle Online-Vertrag
• Unkenntnis der Rechtsvorschriften

Informationspflicht

Eine Geschäftsmail muss, um im Zweifelsfall einer rechtlichen Prüfung standhalten zu können, gewisse Mindest-Informationen beinhalten. Das gilt insbesondere für Mails, die einen verbindlichen Inhalt transportieren, also Rechnungen, Angebote oder Bestätigungen. Unternehmen, die nach dem Handelsgesetzbuch handeln, müssen neben der korrekten Bezeichnung der Firma zum Beispiel auch den Firmensitz, die Handelsregisternummer und den Sitz des zuständigen Handelsgerichts angeben. Um juristische Probleme zu vermeiden, sollte deshalb jede Geschäftsmail mit einer entsprechenden Signatur versehen werden.

Kaufvertrag per E-Mail

Ähnlich streng sind die Regularien, wenn die E-Mail einen Kaufvertrag zum Inhalt hat. Ein Kaufvertrag besteht grundsätzlich aus einem Angebot und einer Angebotsannahme. Im E-Mail-Verkehr gilt ein Angebot als angenommen, sobald dieses zugestellt wurde, also sobald der Empfänger die elektronische Post theoretisch abrufen könnte. Um Beweisprobleme zu vermeiden, geht der Gesetzgeber davon aus, dass eine E-Mail spätestens mit Geschäftsschluss des laufenden Tages im Postfach des Empfängers eingetroffen ist. Aus diesem Grund sollte bei Abwesenheit im Büro immer ein Abwesenheitsassistent aktiviert werden. Eine Ausnahme stellt die Berufsgruppe der Kaufleute dar. Sie sind im Handelsverkehr dazu verpflichtet, auf jedes Angebot zu reagieren. Grundsätzlich kann auch Schweigen als Zustimmung ausgelegt werden.

Erhalt der E-Mail bestätigen lassen

Ratsam ist, bei geschäftlichen E-Mails zusätzlich eine Lesebestätigung vom Empfänger anzufordern. Damit gibt man dem Empfänger die Möglichkeit, per Klick den Eingang der E-Mail zu bestätigen - und kann sicher sein, dass die Nachricht im elektronischen Postfach angekommen ist. Werden im Antwortschreiben keine Änderungswünsche formuliert, gilt der Vertrag mit dem Inhalt der Angebotsmail als abgeschlossen und wird rechtskräftig.

Stolperfalle Online-Vertrag

Wer im Internet einen Online-Shop betreibt - oder auch gerne bei Online-Auktionen mitbietet  - sollte vorsichtig sein: Auf vielen Webseiten lauern rechtliche Stolperfallen. Oftmals kennen Händler wichtige Bestimmungen nicht und setzen sich so erheblichen Risiken aus. Neben Abmahnungen durch Verbraucherschutz- und Wettbewerbsverbände drohen vor allem verlängerte Rückgabemöglichkeiten der Kunden trotz Benutzung der gelieferten Ware. Was Anbieter und Käufer oft nicht wissen: Bestimmte Informationen sowie ein zweiwöchiges Widerrufsrecht sind Pflichtangaben. Gerade hier werden aber die meisten Fehler gemacht, wie Rechtsexperten immer wieder betonen.

Unkenntnis der Rechtsvorschriften

Nicht immer sei aber das Unternehmen, das eine Webseite betreibt, allein schuld an juristisch zu beanstandenden Mängeln. Zahlreiche Vorschriften seien für juristische Laien unverständlich formuliert, sagt Jean-Marc Noël, Geschäftsführer des Gütesiegel-Anbieters Trusted Shops.  Deshalb gilt: Die Inhalte der Website in regelmäßigen Abständen prüfen lassen.